Représentant dans l’UE au titre de l’article 27 du RGPD

Les organismes établies hors de l’Union européenne peuvent être tenues de désigner un Représentant dans l’UE au titre de l’article 27 du RGPD lorsqu’elles traitent des données à caractère personnel de personnes se trouvant dans l’Union européenne, notamment dans le cadre d’une offre de biens ou de services ou du suivi de leur comportement.

Représentant dans l’UE au titre de l’article 27 du RGPD –

Si votre entreprise n’est pas établie dans l’Union Européenne, mais qu’elle traite des données personnelles de personnes situées dans l’Union, OBSECOM peut vous accompagner dans la désignation d’un Représentant dans l’UE et dans la mise en place des documents nécessaires.
Voici les réponses à certaines des questions les plus courantes concernant le Représentant dans l’UE:

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Questions et réponses sur le Représentant dans l’UE :


Qu’est-ce qu’un Représentant dans l’UE?
Au sens de l’article 27 du RGPD, le Représentant dans l’UE est désigné par un responsable du traitement ou un sous-traitant qui n’est pas établi dans l’UE. Il agit pour le compte de l’organisation non européenne concernant certaines obligations liées au RGPD et sert de point de contact pour les autorités de contrôle, les personnes concernées, les communications officielles liées à la protection des données. Il peut être contactés par les autorités de contrôle et coopérer avec elles afin de garantir le respect du RGPD.


La désignation d’un Représentant dans l’UE est-elle obligatoire ?
Oui. L’article 27 du RGPD impose la désignation d’un Représentant dans l’UE lorsqu’une organisation établie hors de l’Union traite des données personnelles de personnes situées dans l’Union européenne et :

1. propose des biens ou des services à ces personnes, gratuitement ou contre rémunération;
2. surveille leur comportement au sein de l’Union européenne.

Certaines exceptions limitées peuvent exister, il faudra tenir compte de la nature, du contexte, de la portée et de la finalité du traitement. La désignation d’un Représentant dans l’UE n’est pas requise si:

1. le traitement est effectué par un organisme public,
2. le traitement est occasionnel et n’inclut pas de catégories particulières de données à caractère personnel, de données relatives à des condamnations pénales et à des infractions, ou de données susceptibles d’entraîner un risque pour les droits et libertés des personnes concernées.


Quel est le rôle du Représentant dans l’UE ?
En vertu de l’article 27 du RGPD, le représentant dans l’UE agit au nom du responsable du traitement ou du sous-traitant en ce qui concerne leurs obligations au titre du RGPD. Le représentant dans l’UE est le point de contact local pour les personnes concernées et, en tant que mandataire, il est le destinataire des autorités de contrôle pour les demandes, les documents et instructions officiels, les demandes d’accès des personnes concernées. Le Représentant coopère avec les autorités de contrôle compétentes pour veiller à ce que le responsable du traitement ou le sous-traitant se conforme au RGPD. Il conserve notamment la documentation relative aux violations de la sécurité des données et fournit la preuve du consentement légitime conformément à l’art. 27 (4) du RGPD. Conformément à l’art. 30, paragraphes 1 à 3, du GDPR, le représentant dans l’UE agit pour le compte du responsable du traitement ou du sous-traitant dans le cadre de leur obligation de tenir un registre des activités de traitement et des contrats de traitement des données, en mettant ces registres à la disposition des autorités de contrôle sur demande.


Quelle est la différence entre un Représentant dans l’UE et un Délégué à la protection des données?
Un Représentant de l’UE ne doit pas être confondu avec un Délégué à la protection des données au sens de l’art. 37 du RGPD. Les deux ont des tâches et des fonctions bien distinctes: Le Délégué à la protection des données conseille l’organisation sur ses obligations en matière de protection des données et participe à la mise en œuvre de la conformité RGPD. Le Représentant dans l’UE agit comme point de contact officiel dans l’Union Européenne et intervient conformément au mandat qui lui a été confié. Il peut recevoir les demandes d’information et les plaintes et peut tenir un registre des activités de traitement, mais il n’a pas d’autres fonctions actives.


Le Représentant dans l’UE doit-il être établi dans l’UE ?
Oui. L’art. 4 n° 17 du RGPD définit le « représentant » comme une personne physique ou morale établie dans l’Union. En outre, l’art. 27, paragraphe 3, du RGPD stipule clairement que le représentant dans l’UE doit être établi dans l’un des États membres de l’UE où se trouvent les personnes concernées dont les données à caractère personnel sont traitées. Par conséquent, la désignation d’un Représentant dans l’UE situé en dehors de l’Union ne répond donc pas aux exigences de l’article 27 du RGPD.


Comment communiquer avec votre Représentant dans l’UE?
OBSECOM met à disposition des ses clients différents moyens de communication adaptés aux besoins des entreprises internationales :courrier électronique, transmission sécurisée de documents, fax ou courrier recommandé, plateforme documentaire dédiée. Les autorités de contrôle et les personnes concernées peuvent également adresser leurs demandes au Représentant dans l’UE par courrier recommandé ou via le formulaire de contact disponible à l’adresse https://www.obsecom.eu/EU-Representative-Inquiry.


Comment désigner un Représentant dans l’UE?
La désignation s’effectue au moyen d’un mandat écrit conclu entre l’organisation et le Représentant dans l’UE. Une fois la désignation effectuée, les coordonnées du Représentant dans l’UE doivent être mentionnées dans votre politique de confidentialité, la notification aux autorités de contrôle n’est pas nécessaire. Vous pouvez commander votre Représentant dans l’UE en ligne directement sur le site internet d’OBSECOM. Il vous suffit de suivre le lien ci-dessous, de sélectionner le tarif de base du programme annuel et d’entrer les coordonnées de votre entreprise. Le service sera opérationnel dans les 24 heures suivant la confirmation de votre commande. Vous recevrez de plus amples informations sur la marche à suivre après la mise en place du service: cliquez ici pour commander en ligne votre Représentant dans l’UE.


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Nos services

OBSECOM accompagne les entreprises internationales dans leur conformité aux exigences européennes en matière de protection des données.

Notre équipe de spécialistes en protection des données accompagne les organisations internationales sur les questions de conformité, de transferts internationaux de données et de relations avec les autorités de contrôle.

Grâce à notre réseau de partenaires expérimentés et à notre expertise multisectorielle, nous proposons des services de représentation dans l’Union européenne adaptés aux besoins des entreprises du monde entier, notamment en Australie, au Canada, à Hong Kong, en Nouvelle-Zélande, à Singapour, en Suisse, au Royaume-Uni et aux États-Unis.

Avec OBSECOM, vous bénéficiez d’un interlocuteur expérimenté pour vous accompagner dans vos obligations européennes en matière de protection des données.

En tant que représentant dans l’UE, nous fournissons les services suivants:

  • coopération avec les autorités de contrôle;
  • point de contact direct pour les personnes concernées;
  • aide à la création d’un registre des opérations de traitement;
  • conservation d’une copie des registres, des documents et des accords;
  • envoi illimité d’e-mails, numérisation et mise à disposition de documents sous forme de fichiers électroniques;
  • traduction des documents et de la correspondance;
  • accès à notre vaste bibliothèque contenant de la jurisprudence, des textes juridiques et des articles sur la législation relative à la protection de la vie privée;
  • mise à disposition de modèles de politiques de confidentialité et d’autres documents officiels;
  • mises à jour régulières sur les questions liées à la législation européenne en matière de protection des données.

Nous proposons à nos clients ces services supplémentaires afin de simplifier au maximum le traitement de leurs demandes.

Nous serons heureux de vous aider. Comment nous contacter:

Florian Wuttke

Il est le partenaire idéal pour toutes les questions liées au Représentant dans l’UE et au RGPD. Il est spécialisé dans les sujets liés au transfert international de données et possède une grande expérience dans la légitimation de l’échange de données avec les États-Unis et d’autres pays non membres de l’UE.

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